ご支援事例 株式会社NTTPCコミュニケーションズ様

株式会社NTTPCコミュニケーションズ様
長年蓄積してきたSFAのデータをCRMへ引き継ぐために、業務を依頼しました
  • 事業内容:ネットワーク事業、データセンター事業、クラウド事業
  • 資本金:40億円
  • 従業員数:604名(2017年3月末現在)

新CRMの導入にともない、データマネジメント業務をリアライズに依頼

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株式会社NTTPCコミュニケーションズ
営業本部 営業推進部
営業推進担当
主査 野田 良輔氏

株式会社NTTPCコミュニケーションズ(以下、NTTPCコミュニケーションズ)では、Microsoft Dynamics 365 CRMを新規に導入。それにともない、約10年間利用してきたSFAの顧客情報などをスムーズに引き継ぐため、データマネジメント業務をリアライズに依頼した。その経緯と成果について詳しく伺った。

(株式会社NTTPCコミュニケーションズについて)

1985年の創業以来、NTTグループにおける中堅・中小企業向けサービスのエキスパートとして「シンプル」「安価」「パートナーが扱いやすい」サービスの開発を推進。サービスエンジニアリング会社として「お客さまの不可欠な一部になる」ことを目標に、ネットワーク事業・データセンター事業など、数多くの新しいサービスや仕組みを世の中に送り出している。さらに今後は、多種多様な最新技術・システム・サービスを有機的に結び付けることで、新しい価値の実現を目指しており、SD-WAN、モバイル、セキュリティ、IoT分野でのサービス開発やビジネスモデルの構築にも積極的に取り組んでいる。

― 今回、リアライズに依頼した作業について教えてください。

当社の営業部門では、約10年間使用してきたSFAシステムを刷新して、Microsoft Dynamics 365 CRMを導入しました。その顧客情報などの移行にともない、データマネジメント業務をリアライズに依頼しました。

データマネジメントと言っても、さまざまな種類の作業があるかと思います。また、多少、意味合いが異なるものもあるかもしれませんが、今回当社が依頼したのは主に次の作業となります。

1. データクレンジング作業に関する提案と統括、進行管理
2. サンプルデータによる事前調査
3. 機械処理による取引先企業名の名寄せ
4. 名寄せされたデータへの顧客共通コード(法人番号、通称:法人マイナンバー)の付与(機械処理)
5. 人的処理による取引先企業名の名寄せおよび顧客共通コードの付与(機械処理で対応できなかったデータに対して)
6. 機械処理による取引先担当者名の名寄せ
7. エンティティ定義書(データ項目の定義、NTTPCコミュニケーションズにて策定)による整合性の確認(CRMに取り込むための「器」と「中身」の整合性の確認)と不正データ(CRMへと取り込むことができないデータ)の排除
8. データリレーショナルの設定
9. CSVデータへの出力(納品)
10. 不正データおよび除外データ一覧の提供

― データマネジメントの対象となったデータの種類と件数を教えてください。

直接、名寄せ、データクレンジングの対象となったのは、顧客企業情報と担当者情報になります。そのほかのデータは、これらの情報とデータリレーショナルを行ったデータとなります。各データの件数は次の通りです。

・顧客企業情報データ: 約2万件
・担当者情報データ: 約3.3万件
・案件情報: 約4.3万件
・商談情報: 約7万件
・顧客の声: 約1,500件
・代理店情報: 約1,500件

スムーズにデータの移行を終え、予定通りにMicrosoft Dynamics 365 CRMの利用を開始

― データマネジメントを実施した成果を教えてください。

作業期間が約2か月と短かったのにもかかわらず、予定通りにデータマネジメント業務を終え、データを納品してもらえたことにとても感謝しています。 また、不正データや除外データに関して、パターン分類をしてもらえたので、残すべきか破棄すべきかの判断がしやすく、後処理もスムーズに対応できました。

結果、SFAデータの移行に関してはとてもスムーズで、予定通りMicrosoft Dynamics 365 CRMの利用を開始できました。クレンジングをしたデータの内容に関するユーザからの不満なども一切なく、運用担当としてはその点が何事にも代えがたい成果だと捉えています。

その一方、スタートラインに立ったばかりでもあるので、企業名が正しく名寄せされ、ユニークな法人番号で管理・分析できるようになった成果をユーザ側で実感できるのは、もう少しシステムに慣れてからになるかもしれません。

― 不正データや除外データはどのくらいあったのでしょうか。

データの約2割がクレンジングの対象外となりました。その内の半分は、社内での後処理でデータを修正して新システムへと取り込みました。判断は難しいですが、約10年間分のデータが蓄積されているので、特別に除外データが多いとは思っていません。

― リアライズの対応などに関してはいかがでしたか。

納期以外にも無理をお願いした場面はあったかと思いますが、リアライズの担当者にはいつも誠実に対応していただき、当社の疑問や不安を解消してくれる実践的な提案やアドバイスをしてくれました。そのおかげで、データクレンジング以外にも、システムの開発などさまざまな作業が同時並行的に進む中で、安心してデータクレンジング作業を任せることができました。

過去の資産を生かし、CRMの能力を引き出すためにデータマネジメントを実施

― データマネジメントを実施した目的を教えてください。

Microsoft Dynamics 365 CRMを導入することがきっかけとなっていることは間違いありません。具体的には、「新システムのスムーズな稼働」「過去資産の確実な継承」「CRM導入効果の最大化」という大きな3つのねらいがありました。

【目的1】新システムへのスムーズな稼働

エンティティ定義書に従ったデータ構造・書式となってなければ、Microsoft Dynamics 365 CRMにデータを取り込むことはできません。そのため、まずはデータ構造・形式に不備がないようにする必要がありました。

【目的2】過去資産の確実な継承

旧SFAシステムでは入力ルールなども統一されておらず、名寄せ作業などはほとんど行われていませんでした。これまでの約10年間の資産を新CRMシステムで最大限に生かすために、データの誤りや不足データを補正・補完し、重複データの名寄せをして、正確な情報を新システムに引き継ぐ必要がありました。

【目的3】CRMシステム導入効果の最大化

Microsoft Dynamics 365 CRMは、営業活動のステータス管理をはじめ、さまざまな視点から顧客動向の集計・分析が可能です。しかし、その能力を最大限に発揮するためには、データが正確かつ精緻なものであると同時に、何のために必要なデータなのか、どのデータをどのようにつなげていくのか、そこからどのような価値を生み出すかを考える必要があります。

今回、Microsoft Dynamics 365 CRMにて管理するデータに関して、入力ルールやデータマネジメント体系を整備しました。それをこれから蓄積するデータだけでなく、データクレンジングを実施することで移行するSFAデータにも反映したいと考えました。法人番号の付与もその1つとなります。

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Microsoft Dynamics 365 CRMのサンプル画面

提案内容が明確で、豊富な経験や実績にも期待

― データクレンジング作業に関して、社内での対応は検討されなかったのでしょうか。

これまでの経験上、データクレンジング作業にかかる負荷は高く、法人番号を付与する作業も必要なので、社内での対応は難しいと判断しました。

また、引き継ぐデータの品質が、新システムの機能や使い勝手に大きく影響するので、今回は最初から外部の専門家に任せることで、より高い品質のデータを整備すると同時に、データクレンジングに関して社内リソースへの影響を最小限に抑えたいとも考えました。

― リアライズからの提案を採用した理由を教えてください。

リアライズ以外からも数社、話を聞いて提案も受けたのですが、他の提案は納期の関係もあり、基本的に機械処理のみの対応でした。当然のことですが、機械処理でしか対応してもらえなければ、後処理にかかる当社側の負担が増えてしまいます。

その点も含め、リアライズからの提案を採用したポイントは次の通りです。

・機械処理と人的処理を組み合わせた内容で、納期も希望通りに対応してもらえる。
・データマネジメントの専門ベンダーとして、企業規模にかかわらず経験や実績が豊富。
・提案内容がわかりやすく、何を、どうするのか、作業内容や工程を明確に示してくれた。

製品やサービスのコード体系の整備・連携に関しても相談

― データマネジメントに関して、今後の展開予定などがあれば教えてください。

新たに企業データを追加する場合は、営業担当者ではなく管理担当者がルールに従ってデータを登録し、定期的に登録番号に関するメンテナンスも行っていく予定なので、企業名に関するクレンジング作業を依頼する機会は想定していません。その一方、担当者名に関してはユーザが入力するので、定期的にクレンジングを依頼する可能性もあるかもしれません。

別件では、製品ごとの動向や分析がスムーズにできるように、製品やサービスのコード体系の整備・連携に関する相談をしているところです。

また、私自身はあくまで営業部門の業務支援をする立場なので、他部門や全社的な方向性を決めることはできませんが、今回の法人番号による一元管理やデータマネジメント体系の整備は社内的にも注目されており、時間が経過して今回の成果が表層化してくると、他部門での横展開やデータ連携などを検討するケースもあるかもしれません。

― リアライズへの要望や期待があればお聞かせください。

データクレンジング作業は、一見、シンプルに見えるところもありますが、品質を高めたり、作業期間を短縮したりするためには、やはり実践レベルでのノウハウや経験が物を言うということを改めて実感しました。

今後も、これまでと変わらない対応と、当社のデータマネジメント業務をレベルアップするための積極的な提案に期待しています。

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